Oggi giorno la gran parte della popolazione afferma di vivere una vita frenetica: mille impegni, appuntamenti, il lavoro, la famiglia, gli amici….
In tutto questo la tecnologia ha complicato la nostra routine…
In che senso? Pensaci bene: cosa fai quando senti il telefono squillare? Quando ti arriva una notifica social, una mail o messaggio? Non puoi fare a meno di distrarti, di distogliere l’attenzione da ciò che stai facendo per concentrati sull’ennesimo video assurdo che cattura i tuoi pensieri!
E allora ecco che oggi ti consiglio di prendere carta, penna, lapis, gomma ed evidenziatori perché andremo a fare un’attività che sono sicuro ti sarà di grande aiuto durante il corso dell’anno!
Come faccio a fare tutto? Scopri le tecniche per un'organizzazione efficace!
Ciao, sono Luca Paoli,
fondatore di OneAnd, Mental Coach, imprenditore, formatore, Trainer e… una persona che è felice quando si organizza bene!
Le attività che svolgo, la mia professione, il coaching…mi hanno permesso di imparare una serie di utili tecniche che utilizzo tutt’ora per riuscire ad organizzarmi al meglio.
Quello che voglio fare oggi è trasferire anche a te queste nozioni per fare in modo che anche tu possa avere un’ottima gestione del tempo!
Perché questo?
Perché è proprio mediante un ottimo time management che puoi ridurre ansia e stress, e puoi riuscire ad affrontare ogni situazione con serenità!
Quindi veniamo a noi
A prescindere che tu possa essere un amante dell’agenda cartacea o digitale, quello che conta è che tu riesca a gestire bene all’inizio dell’anno la tua organizzazione.
In che modo? Ecco per te alcuni consigli utili!
Per prima cosa ti consiglio di tenere a portata di mano tutto quello che ti servirà durante la programmazione: fogli, agenda, colori, evidenziatori, penna e lapis, gomma e non dimenticare smartphone e pc.
Una cosa che ti suggerisco di fare e che ti sarà molto utile è vedere dall’alto l’annualità della tua pianificazione.
Prendi un foglio e suddividilo in 12 mesi e poi ulteriormente in settimane.
In questo modo avrai una visione completa di tutto il tempo a disposizione e riuscirai a gestire ed articolare al meglio i vari impegni con cui dovrai confrontarti.
Ricorda che non è necessario che questa “mappa” sia precisa graficamente, la cosa importante è che ti permetta di inserire ed articolare ogni attività che hai in programma di svolgere.
A questo punto passiamo al prossimo passaggio: la scelta dei colori.
Ti potrà sembrare una cosa banale ma non lo è affatto: identificare un colore per ogni ambito della tua vita e poi ancora per ogni tipologia di attività che svolgerai all’interno di tale ambito, ti permetterà di individuare visivamente i tuoi impegni e perché no, anche i tuoi momenti di pausa o di svago.
Da dove partire? Il mio consiglio è di assegnare inizialmente un colore primario ad ogni area principale della tua vita ad esempio salute e vitalità il giallo, il lavoro il blu e le relazioni il rosso.
Per me i colori sono veramente molto importanti.
Ti svelo un piccolo aneddoto.
C’è una cartella sul mio pc in ufficio in cui vado ad archiviare tutti i budget delle varie attività intraprese dall’azienda. Questa cartella ha ormai da almeno 20 anni un nome, che non è budget o spese, bensì Luca Color.
Questo perché, nonostante la cartella non sia perfettamente ordinata, ogni ambito, ogni settore, e quindi ogni area del budget ha un colore differente.
Ma lasciamo questo piccolo spazio personale e torniamo alla nostra strategia!
Ecco il prossimo passaggio: dopo aver scelto tutti i colori la cosa su cui devi ben riflettere prima di programmare tutti gli impegni è che “tu sei al primo posto sempre”
Quindi prima di ogni altra cosa vai ad individuare nell’anno tutti i giorni che sono dedicati a te: il compleanno, una ricorrenza particolare, l’onomastico e poi considera in questa categoria anche le feste, le ferie, i ponti e tutti i momenti in cui puoi dedicarti con maggior tranquillità al tuo benessere.
Io, ad esempio, a questo punto inserisco anche tutto quello che riguarda gli aspetti medici: visite, operazioni, donazioni del sangue e ancora tutto quello che riguarda il wellness come massaggi, fitoterapie, giornate alla spa.
Passo poi ad inserire tutto quello che riguarda lo sport: allenamenti, competizioni in programma e incontri di vario genere. Se, ad inizio anno, non ho ancora ben definito la parte inerente lo sport, allora mi riservo una serie di spazi “vuoti” in cui, nel corso del tempo, so di poterci inserire lo slot dedicato all’attività fisica.
Altra cosa per me molto importante nella programmazione è quella relativa ai viaggi. Sicuramente starai pensando alle vacanze o magari agli impegni lavorativi che richiedono lunghi spostamenti; tuttavia quello che ti consiglio di fare è prendere in considerazione anche eventi, concerti, spettacoli teatrali, visite ai familiari, che richiedono di spostarti rispetto al tuo abituale luogo di residenza.
In questo modo riconoscerai subito visivamente che in quella settimana dovrai spostarti e quindi potrai organizzarti in modo efficiente.
A questo punto puoi andare ad inserire tutto ciò che riguarda la formazione. Io ad esempio svolgo un lavoro in cui si rende necessario un costante aggiornamento e miglioramento della preparazione per essere performante nei confronti dei miei clienti.
E poi, sezione importantissima, quella dedicata alle scadenze: fiscali e non.
Ad esempio gli adempimenti Inps, Inail, le bollette e poi ancora assicurazione, scadenza della patente o della carta d’identità, affitto, rate del mutuo, dell’università…
Ulteriore slot che puoi inserire, questo a tuo piacimento, è quello dedicato ai regali. Natale? Un compleanno o una ricorrenza importante? Inserisci, circa 10 giorni prima dell’evento, uno spazio dedicato all’acquisto del regalo più opportuno.
Seguendo questi passaggi avrai raggiunto un punto in cui la gran parte degli impegni saranno già ben definiti o programmati. Ovviamente ci saranno poi tutta una serie di attività che dovrai inserire cammin facendo: imprevisti, attività di cui a inizio non anno non sai la data precisa ecc… Ma non spaventarti, aver organizzato gran parte delle attività che si presenteranno nella tua quotidianità, ti permetterà di avere una serie di spazi liberi di cui poter usufruire all’occorrenza!
L’ulteriore passaggio di cui ti sto per parlare è molto importante quindi presta ben attenzione!
Ricorda di riservare un periodo improduttivo.
Ti invito a pensare al fatto che “fare, fare, fare” rischia di rendere la tua routine molto meccanica.
Questo porta ad una mancanza di inventiva, di fantasia.
Devi invece ritagliare uno spazio per dare sfogo alla tua creatività!
Nel coaching si parla di spazio del tempo destrutturato.
Ti porto un esempio, per alcune professioni è normale avere dei periodi improduttivi (i lavori stagionali, a chiamata…) ecco questi momenti possono essere dedicati allo studio, alla formazione, alla lettura e quindi a tutti quegli aspetti che mettono in moto la vostra immaginazione e inventiva.
Allora, siamo giunti quasi al termine.
Seguendo quanto ti ho detto avrai a disposizione un planning in cui ci saranno tanti punti già ben definiti, alcuni spazi ancora da identificare con precisione, ma in generale quello che potrai fare è andare in dettaglio cioè riportare il tuo planning annuale in mensile e poi in settimanale.
Questo è molto semplice con gli strumenti informatici, ma può esser fatto anche con l’agenda cartacea.
Ti renderai facilmente conto che nonostante i mille impegni avrai a disposizione molto tempo libero da poter impiegare nel migliore dei modi.
E questo deve farti riflettere proprio sull’importanza della programmazione perché se non sei consapevole di come sono disposti durante l’anno i tuoi impegni, non avrai neanche la percezione concreta dei momenti più liberi e arriverai al punto di non utilizzarli in modo corretto.
Ecco ma cosa c’è alla base di tutto?
Quale è il fattore che permette di continuare ad vere un’ottima organizzazione dopo aver realizzato il planning?
La flessibilità: esatto, la capacità di adattarsi al cambiamento.
Infatti mediante il planning andiamo a strutturare un sistema efficiente, ma tale sistema mantiene la sua utilità solo se lo modifichiamo con il tempo in base alle nostre esigenze.
Bene oneanders, abbiamo parlato di numerosi aspetti della programmazione e della gestione del tempo.
Se hai dubbi o domande non esitare a chiedere aiuto, puoi contattarci tramite i nostri canali social oppure tramite il sito.
Ti auguro una buona giornata,
Luca!